Изготовление архивной справки из архива о рождении/браке в Украине

Архивная справка о рождении или браке - это официальный документ, который подтверждает факт регистрации события (рождения или заключения брака) на основании записей, хранящихся в государственном, областном или ведомственном архиве Украины.

Важно понимать разницу: архив не выдаёт дубликат самого свидетельства - дубликаты свидетельств выдают органы ЗАГС (РАЦС). Архив выдаёт именно справку, подтверждающую, что соответствующая запись существует и содержит определённые данные.

Бюро переводов и легализации документов «Дольче Вита» делает официальные запросы в архивы по всей Украине и работает дистанционно с украинцами, которые уже находятся за границей - личное присутствие в Украине не требуется.

Когда обращаться в архив, а когда - в ЗАГС

Актовые записи о рождении, браке и смерти хранятся в органах ЗАГС в течение определённого срока, а затем - как правило, через 75 лет - передаются на постоянное хранение в соответствующий областной государственный архив.

• Если событию меньше 75 лет - запрос нужно направлять в орган ЗАГС по месту регистрации события.
• Если событию больше 75 лет - запись уже передана в архив, и обращаться нужно именно туда.

Мы сами определяем, куда именно направить запрос, - вам не нужно самостоятельно разбираться в структуре архивной сети.

Для чего нужна архивная справка

• восстановление родословной и генеалогические исследования;
• оформление наследства;
• подтверждение украинского происхождения при получении гражданства другой страны (в том числе если территория рождения предка в разные годы принадлежала другим государствам);
• установление родственных связей для различных юридических процедур;
• подтверждение факта рождения или брака на определённой территории Украины.

Кто может запросить справку

По закону получить сведения из архива можно только о себе или о близких родственниках - детях, родителях, братьях, сёстрах, дедушках и бабушках. Поэтому, заказывая справку не на себя, нужно будет подтвердить родственную связь с человеком, на которого запрашивается документ. Сведения о более дальних родственниках могут быть выданы только по решению суда.

Что важно указать для успешного поиска

Чем точнее вы укажете исходные данные, тем выше шансы на успешный и быстрый результат:

• ориентировочная дата события (год или период);
• место рождения или регистрации брака - хотя бы область, а по возможности район или населённый пункт;
• точное написание имени, фамилии и отчества (в том числе возможные варианты написания, если границы территории менялись).

Обратите внимание: границы Украины неоднократно менялись, поэтому часть архивов может содержать записи, сделанные ещё во времена, когда территория входила в состав других государств. Это тоже нужно учитывать при поиске.

Как проходит оформление у нас

1. Заявка. Оставляете заявку на сайте, пишете в Telegram/Viber или звоните - из любого региона Украины или из-за границы.
2. Консультация. Уточняем, какое событие нужно подтвердить, примерную дату и место, а также вашу родственную связь с человеком, на которого запрашивается справка.
3. Определение архива. Устанавливаем, в каком именно архиве (областном, ведомственном или государственном) могут храниться нужные записи.
4. Подготовка и подача запроса. Готовим официальный запрос со всеми необходимыми подтверждающими документами и подаём его.
5. Получение и передача документа. Забираем готовую справку и передаём вам - лично, курьером по Украине или международной почтой за рубеж.

Если справка в дальнейшем понадобится для использования за границей - сообщите об этом заранее. Если архив не предупредить, что документ нужен под апостиль, справку могут выдать в стандартной форме, на которую апостиль поставить нельзя.

Срок выполнения - от 1 месяца, в зависимости от области и загруженности конкретного архива.

Часто задаваемые вопросы